一般事務ってどんな仕事内容?事務職歴8年の中堅の本音

雑記
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事務職員と言われるとどんなイメージを持たれていますか?

一般的なイメージは会社の消耗品や備品について詳しい、はたまた、給料や税金に詳しい、あるいはパソコンがバリバリ活用している等々があげられると思います。

結論から言うとある意味正解で、ある意味不正解と言ってもいいと思います。一口に事務職と言っても様々な仕事があります。

なので人それぞれ担当しているものが違うため得意分野が違うといってもいいでしょう。

意外に謎に包まれている事務職員の生態や仕事内容を事務職歴8年目の中堅の私がざっくばらんに語って本音を漏らします。


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事務職の仕事内容

一般事務の基本的な仕事内容について表にまとめてみました。

書類の作成、管理 会議の議事録、請求書などのあらゆる書類を作成・管理する仕事 一から作成することは少なく、テンプレートに情報を入力していく場合が多いです。PCスキルが上がると作業がかなり楽!!
データ入力全般。様々なデータをパソコンに入力する仕事。 ブラインドタッチができるようになるとかなり早く終わります。あとはエクセルだと関数使えると有利です。正確性が求められる。
電話・メール対応 会社にかかってきた電話や会社宛のメールを担当者へつなぐ仕事。たまに良くわからない内容やクレームが入るので心が病まないように注意が必要!!
来客対応 会社に来客があった際に対応する。来客者の受付や会議場の準備、それに会議場所までの案内などを行う。お偉いさんとが来るので少し緊張します。会社の顔になるのでかなり大事な部分です。
消耗費備品管理  会社内で使われる消耗品の管理・調達、コピー機やパソコンなどの管理・修理依頼を行う仕事。もうみんな好き勝手に使うので管理が大変笑トヨタの改善とを手本に職員が快適に働ける環境を整えていきます。
給料計算 総務事務があるところは一般的に総務事務が担当されていますが、中小などは一般の事務の方がされていることが多いです

どうでしょう?以外にやることが多いと思ったのではないでしょうか?この他にもその会社ごとの特殊な仕事を割り振られていたりします。

1日の仕事の流れを紹介

8年目の私のとある1日の仕事の流れを紹介いたします。

8:05~

出社 基本的に定時に出社します。

・ メールの確認と今日1日の来客予定者や会社内の予定、自分の作業内容の確認
・ その他身の回りの掃除などを軽くこなす。

9:00~

・ 本格的にPCを使い書類作成やデータ入力をしていきます。
※午前中のほうが体力があり集中力を使う仕事に向いているため基本午前勝負です。

12:00~

・ お昼休憩はのんびりと自作弁当を堪能する。
※外に食べに行く人もいますが、コストカットと1人で食べるのが好きなので弁当持参がデフォ

13:00~

・ お腹がふくれ、少し眠気が出てきますが午後からも気合いを入れて業務再開
・ 午前中に終わらなかった作業をしつつ、急な来客や頼まれごとに対処していく
・ 余裕ができたきたら得意のPCスキルを活かし現状のファイルなどの改善を図る。

16:35~

・ 基本定時退社です。特に急ぐ仕事がなければ、定時に退社をいたします。無駄な残業は会社にとっても自分にとってもデメリットしかありません。

こんな具合いが私の1日の仕事内容です。PCスキルに自信がある方は作成ファイルを改善したり整理方法を工夫したりと時間をどんどんと捻出していくことが可能になっていくので仕事のペースはかなり早くなっていきます。

事務職員になるメリット、デメリットはあるのか?

どんな仕事もメリット、デメリットはありますが、一般事務をしていくうえでメリットとデメリットをまとめてみました。

メリット

メリット1 退社時間をコントロールできるのアフター5を充実させやすい。

メリット2 自分のペースで仕事ができる。

メリット3 基礎的なパソコンスキルが身につく

退社時間をコントロールできるがなんといっても魅力です。仕事が終わったあとの時間を自分のスキルアップや趣味の時間に使うことができます。また、仕事内容的に自分のペースでできるため段取りよく準備をしけばスムーズにいくのではないかと思います。また、基礎的なパソコンスキルが身に付きます。日頃からパソコンになれているため慣れてくるとネットで新しい方法がないか調べたりして一定の分野では上級者レベルになっていたりします。

デメリット

では逆にデメリットはどのようなものがあるのだろうか?いくつか例を挙げてみたいと思います。

デメリット1 地味なルーティンワークが続く

デメリット2 上司に評価されにくい

デメリット3 やっていて当たり前になる

目立たない仕事のため、評価は受けづらいのに、やっているのが当たり前といった目で見られてしまいます。それに生産性がないとも実は少し思われているところがあったりします。

抑えておきたい基本的なスキル

必ず抑えておきたいスキルは2つです。表にまとめてみましたので確認しましょう。

ビジネスマナー これは社会人なら基本的にできていないといけないことなのですが、事務職員も大事なお客様を迎えるたり、外部の人と接触することも多いので特にマナーはしっかりと身に着けておく必要があります。
パソコンスキル 何回か登場しているパソコンスキルです。ブラインドタッチができれば入力仕事が多いのでかなり楽になります。案外ブラインドタッチできる方は多いのですが10分間で1000文字打てるレベルになると相当です。ワープロ検定1級は700文字レベルです。

就職するときに有利なスキル

一般事務職に就くときに持っていれば有利になるお勧めのスキルを紹介します。

MOS

「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略

Microsoft Office製品のスキルに関する資格で、WordやExcelなどのソフト操作に関して、どの程度のスキルを持っているのか客観的に証明することができます。
いくつかの科目やバージョン、レベルがあるため、自分に合った分野を受験できるのも大きなメリットです。
マイクロソフトが公式に発表しているため、世界的に通用する資格でもあります。
日商簿記検定2級 日本商工会議所が主催しているもので、初級、3級、2級、1級の4つのレベルに分かれています。商業高校卒の私が個人的に思うに日商簿記も2級以上の力があると「商業簿記」・「工業簿記」の基本的なところをほとんど抑えられているとみてくれるので、ほかの人と差をつけられるのではないかと思います。

事務職員未経験者であれば日商簿記〇級必須みたいな求人が多いようです。やはり経験がない人を雇うとなるとそれなりに会計知識やパソコンスキルは求められます。なのでこの2つを持っているとかなり客観的に自信をもって事務職員の求人に応募してもいいと思います。

未経験でも一般事務に向いているのは?

デメリットの部分でも触れましたが、基本的に地味な仕事が多く、また他者から評価をされにくい仕事でもあります。

そのため、会社の縁の下の力持ちとして、地道に努力や気配りができる人、コツコツと地味な業務を真面目に行うことでできる人がいいと思います。

また、昨今は書類と向き合う仕事だけでなく、社内や社外の人間とコミュニケーションを取ることがくなってきています。

これからAIが導入されルーチンワークはAIが取って代わってくるかもしれません。AIに負けないように柔軟な対応ができるよう日々努力できる人は一般事務だけでなくどの分野に行っても人は重宝されるでしょう。

まとめ

地味な仕事が多いですがPCスキルが上がると作業スピードが上がるため時間のコントロールが簡単になってきます。

基本的にアフター5を楽しみたい方等は事務職員を目指してもいいのではないでしょうか?
ただ、給料の方はそれほど高くもらえませんが・・・

まぁそこは副業して稼いでいけばいいだけの話です。得意のPCスキルを活かして副業で成功するのも面白いかもしれません。

最後までお読みいただきありがとうございました。今日の記事が面白かった、参考になったという方はブックマーク等をお願いいたします。

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